Zarządzanie czasem. Czy to ogarniasz ?

W życiu codziennym często mamy problem z zorganizowaniem swojego czasu. Efektywne działanie, usprawnione procesy pomagają sprostać kolejnym obowiązkom. Tylko, w jaki sposób można taki efekt osiągnąć? Technologia przychodzi nam z pomocą!  Poniżej przedstawię kilka przydatnych, moim zdaniem, aplikacji, które pomogą Wam zorganizować swój czas, by nigdy Wam go nie brakowało!

Kalendarz Google

Źródło zdjęcia: https://marquetteeducator.wordpress.com/2012/10/26/to-do-lists-in-the-age-of-technology/google-calendar-screen-shot 

Pierwszą moją propozycją jest Kalendarz Google dostępny dla posiadaczy poczty na Gmailu. Ma prosty interfejs i możliwość podłączenia kalendarza innych osób – co jest bardzo pomocne przy koordynacji pracy kilku osób. Dzięki takiej możliwości ułatwione jest zsynchronizowanie działań grupy jednocześnie. Dodając do tego załącznik mamy wszystko w jednym miejscu. Istnieje też możliwość zapraszania konkretnych osób do danego wydarzenia, dzięki czemu nie zapomni ona już o spotkaniu z nami. Pomocne bywa też to, że użytkownik oznacza precyzyjne ramy czasowe, w jakich powinien skończyć konkretne zadanie. Z aplikacji można skorzystać zarówno na komputerze, jak również na urządzeniach mobilnych, czyli dostęp do swoich notatek jest praktycznie nieograniczony. Kalendarz google ma również opcje tworzenia listy zadań.

Aplikacjajest bardzo wygodna, dlatego korzystam z niej już naprawdę bardzo długo i bez niej nie wyobrażam sobie codziennej pracy.

Sunrise Calendar

Źródło: http://forums.imore.com/imore-com-news-discussion/300599-sunrise-calendar-adds-rsvp-notifications-trello-card-support.html

To też rodzaj kalendarza, w którym w prosty sposób planuje się grafik dnia. Interfejs aplikacji jest bardzo wygodny i intuicyjny. W swoim funkcjonowaniu bardzo podobna do opisanego wyżej kalendarza Google. Rozpocząć korzystanie z Sunrise Calendar jest stosunkowo łatwo – przez konto Google+, Facebooka lub e-maila. Przydatną funkcją jest możliwość podłączenia różnych kalendarzy: iCloud Calendar, Facebook, LinkedIn, FourSquare, Twitter lub Producteev. Do każdego wydarzenia można dodać lokalizacje, strefę czasowa, dołączyć osoby, czy notatkę. Nadaje się do planowania zadań w pracy, jak również domowych obowiązków i przyjemności -można podłączyć przypomnienie ulubionego programu telewizyjnego! 

Trello

Źródło: https://zapier.com/blog/support-team-best-tools-tone-hiring-tips/

Wyobraź sobie tablicę korkową, na której przyczepiasz kolejne karteczki z zadaniami i… masz ją dostępną online! To właśnie aplikacja Trello daje takie możliwości. Można w niej tworzyć listy tematyczne, do zadań dodawać temat, opis, komentarze, pliki, a nawet zapraszać użytkowników do współpracy. Ciekawym rozwiązaniem jest funkcja głosowania na daną kartę przez użytkowników, która pomaga w organizacji wirtualnych burzy mózgów wśród współpracowników. Co jest ważne – możliwość tworzenia checklist. Aplikacja prosta, przejrzysta, jednak ograniczona tylko do swojego wnętrza. Dużym minusem, według mnie, jest brak połączenia z mediami społecznościowymi..

Evernote

Źródło: http://www.bloomberg.com/ss/09/02/0226_next_net/4.htm

Przyjemny sposób, by gromadzić notatki w różnej postaci (również odręcznej). Użytkownik oprócz tworzenia notatek może zapisywać strony internetowe, zdjęcia z telefonu komórkowego oraz tworzyć listy zadań i nagrywać wiadomości głosowe. Korzystanie z Evernote jest bardzo proste, a synchronizacja między komputerem, tabletem czy smarfonem pozwala na dostęp do własnych zapisków w dowolnym momencie. Dostępna jest na systemem Windows, MacOS X, Linux, a także na smartfonach i tabletach z Androidem, iOS, Blackberry OS, Windows Phone i WebOS. Niestety bezpłatna wersja pozwala na przesłanie danych o maksymalnym rozmiarze 60 MB w ciągu miesiąca.

Wunderlist

Źródło: http://www.bloomberg.com/ss/09/02/0226_next_net/4.htm

To bardzo prosty i – co ważne – wygodny sposób na tworzenie listy zadań i odznaczanie ich wykonania. Wygląd aplikacji jest bardzo przejrzysty i można dostosować do swoich preferencji. Zawarta jest w nim: możliwość tworzenia zadań, podzadań, dodawanie komentarzy, notatek oraz załączników. Każde z utworzonych zadań poza informacją tekstową może zawierać także datę planowanego ukończenia, przypomnienie oraz opcję cyklicznego powtarzania. Podłączenie do różnych urządzeń umożliwia zapisywanie na przykład na telefonie, co trzeba zrobić, a następnie odczytać to na komputerze jak i na odwrót. Aplikacja jest dostępna dla systemów operacyjnych Windows, MacOS oraz Android, iOS oraz Windows Phone.

RescueTime

Źródło week: http://www.pcworld.com/article/2066770/review-rescuetime-helps-you-figure-out-where-your–went.html

RescueTime jest dla osób pracujących zawodowo przed komputerem. Pozwala monitorować działania użytkownika oraz sprawdzać ile czasu funkcjonuje bezproduktywnie w internecie. Koniec z bezsensownym marnowaniem czasu!  Wszystkie dane przesyłane są na konto w serwisie internetowym, gdzie można przeanalizować swoje aktywności i wyciągnąć wartościowe wnioski. Wymiana informacji ze stroną internetową następuje co pół godziny i otrzymuje się wyniki dzienne bądź tygodniowe. Resume time działa na systemach Windows, Mac OS X, GNU/Linux w angielskiej wersji językowej.

It’s focus time

Źródło: https://sensortower.com/ios/us/buket-sarer/app/its-focus-time/630814655

Dzięki tej aplikacji efektywność wzrasta, ponieważ to świetny sposób na kontrolowanie własnej pracy i przerw. Jednak działanie ma nieco inne, ponieważ funkcjonuje na zasadzie koncepcji pomidoro. Użytkownik ustawia okres przeznaczony na pracę oraz przerwę (na przykład 30 minut pracy – 5 minut przerwy). Aplikacja odlicza czas przeznaczony na pracę, a później informuje o momencie rozpoczęcia i zakończenia przerwy. Pomaga skupić się na pracy gdy trzeba, a także pamiętać o odpoczynku w podobnych odstępach czasu.

Wśród aplikacji pomagających zarządzać czasem jest naprawdę bardzo duży wybór. Przedstawiłam tylko małą część „wspomagaczy” dostępnych na rynku. W zależności od upodobań każda z Was może znaleźć coś dla siebie. No właśnie…, jaką aplikacje lubisz najbardziej i dlaczego?

Dla mnie najważniejsza jest wygoda. Używam obecnie trzech z wymienionych aplikacji, które bardzo usprawniają moja pracę. Pierwszą jest kalendarz Sunrise Calendar, który łączy w sobie wiele innych grafików i pozwala mi osadzać w czasie zadania, tak bym o nich nie zapomniała. Drugą jest Wunderlist, w której robię listy zadań na dany dzień/tydzień. Bardzo pomaga mi to rozkładać zadania na czynniki mniejsze i to przyjemne „odhaczanie” zadań, które zakończyłam…  Natomiast od niedawna korzystam z It’s focus time i moja efektywność znacznie wzrosła. Nie zaglądam już w trakcie pracy do „rozpraszaczy”, które bardzo spowolniały moją pracę.

Korzystaj z aplikacji mobilnych, one tak bardzo ułatwiają życie!

Aleksandra Proksa